Les grandes ou moyennes entreprises disposent d'un système avec des programmes de facturation qui les aident à conserver rigoureusement leurs factures et dépenses courantes ou extraordinaires. Cependant, les petits pigistes se débrouillent généralement du mieux qu'ils peuvent. Parfois, ils gardent une trace de leurs factures dans des documents Excel. Et dans le pire des cas, ils peuvent même faire les factures dans un simple mot . Cela, à long terme, finit par être un problème.
Tout d'abord, parce que tout pigiste - aussi petit soit-il - doit garder un contrôle exhaustif de ses finances. Assurez-vous que toutes vos factures sont en ordre, que les retenues sont correctement calculées et qu'en fin de compte, vous recevez et payez les paiements des fournisseurs à temps .
Sur Internet, il existe d'innombrables propositions, tant pour les logiciels que pour les services en ligne, pour gérer la facturation. Cependant, la plupart d'entre eux nous proposent une période d'essai gratuite, puis passent à un service payant , ce qui n'est pas toujours facile à assumer pour de nombreux freelances.
Quelle que soit votre situation, si vous envisagez d'organiser vos factures et de garder une bonne maîtrise de vos dépenses, nous souhaitons aujourd'hui vous recommander un outil que nous avons testé. Et cela fait des merveilles pour nous. Il est également gratuit et n'inclut aucune période d'essai ou limitation de ses fonctionnalités.
Selfconta, un système gratuit pour garder votre facturation
Nous avons essayé et recherché de nombreux outils, mais c'est l'un de ceux qui nous ont le plus convaincus. En fait, nous effectuons déjà notre facturation via Selfconta. C'est ainsi que s'appelle ce système.
Il est intuitif, facile à utiliser et comprend des messages et des itinéraires très familiers. Ce n'est pas contre vous, bien au contraire. Et cela fait que, une fois pour toutes, la tâche de faire des factures n'est pas une épreuve . Surtout si c'est ce que vous aimez le moins dans votre travail. Parce que dans le cas des indépendants, il faut tout assumer!
Mais commencez à utiliser Selfconta maintenant. Tout ce que vous avez à faire est d'accéder à cette page et de vous inscrire. Cliquez sur Inscrivez-vous gratuitement! et entrez votre adresse e-mail et votre mot de passe. En créant un compte, vous commencerez à avoir accès à cet outil de facturation. Il vous sera également nécessaire d'inclure vos données en tant que pigiste ou entreprise , car celles-ci doivent figurer sur toutes vos factures.
Lorsque vous êtes à l'intérieur, nous vous recommandons d'enregistrer l'adresse de //mispapeles.es/login.php dans vos favoris. De là, vous aurez un accès direct à votre facturation , à tout moment.
Comment commencer à créer des factures
Lorsque vous êtes à l'intérieur, vous verrez que vous n'avez pas de revenus ou de dépenses pour commencer. C'est normal, vous n'êtes pas encore libéré! Pour créer une première facture, cliquez sur Revenus (la première option sur la barre supérieure). Cliquez simplement sur le bouton Créer.
Une page vierge s'ouvrira et vous devrez saisir les premières données . Ceci comprend:
- Nom du client
- Numéro client / CIF
- Date (si vous ne la modifiez pas manuellement, la date du jour apparaîtra)
- Numéro de facture (un sera attribué consécutivement)
Ajouter des données client
Si le client est nouveau, vous devrez saisir toutes ses données complètes. Dans ce cas, une fenêtre sera activée automatiquement et ici vous pourrez insérer le nom et le code postal. Si le client est identifié dans Selfconta , les autres données seront probablement ajoutées automatiquement. Cela peut se produire dans le cas de grandes entreprises ou qui ont déjà été identifiées par d'autres utilisateurs de Selfconta.
Si le système ne vous facilite pas les choses, vous devrez être celui qui ajoutera le DNI / CIF et les données optionnelles (pays, province, ville, adresse, personne de contact, téléphone et e-mail). Si vous entrez une adresse e-mail, Selfconta se chargera d'envoyer la facture directement au client (à condition que vous ayez passé cette commande).
Ajouter les concepts à la facture
Continuons maintenant avec les concepts, la partie centrale de la facture. Ici, vous devez spécifier les services ou produits que vous avez proposés à votre client et pour lesquels vous recevrez le paiement correspondant. Dans la première case, vous devez sélectionner si vous avez effectué une vente de marchandises, si vous avez fourni un service ou s'il s'agit d'un revenu de location. Bien que vous deviez savoir qu'ici vous pouvez générer le produit ou le service que vous préférez. Vous disposez d'une liberté absolue pour l'adapter à vos besoins et à ceux de votre entreprise.
Ensuite, vous devrez taper la description du produit ou du service , la quantité, le prix unitaire et si vous allez appliquer une remise. À la fin de cette même ligne, vous verrez qu'il y a deux cases pour les taxes. Le premier concerne la TVA (en choisissant le taux applicable, soit 20, 10, 4 ou 0%) et le second pour la retenue à la source de l'impôt sur le revenu (1%, 2%, 5%, 7%, 15%, 19% et 24%).
Gardez à l'esprit que ceux-ci doivent être appliqués pour chacun des concepts et non à la fin, comme cela se fait généralement dans de nombreuses factures. Regardez bien cela, car si vous ne le réalisez pas, vous pourriez l'oublier et finir par générer une fausse facture.
Le système calculera automatiquement les pourcentages. En plus d'ajouter et de soustraire toutes les quantités nécessaires . Ce que vous obtiendrez à la fin sera une facture complète, sans erreur et avec tous les calculs appliqués.
Inclure des informations sur le système de collecte
En bas de la facture, vous devrez indiquer le mode de paiement . Ici, vous avez différentes options (chèque, espèces, crédit, remboursement de dépôt, billet à ordre, PayPal, prélèvement automatique, virement bancaire, carte de crédit et virement bancaire). En fonction de l'option choisie, il sera nécessaire d'indiquer un compte bancaire.
Lorsque vous avez terminé, cliquez sur Enregistrer ou Enregistrer et quitter si vous souhaitez obtenir une autre facture ou fermer le programme de facturation. Dans cette même rubrique, vous avez la possibilité d' envoyer la facture au client (par email) ou de l'imprimer, soit sur papier, soit pour générer un document PDF.
Comment créer des factures récurrentes
Selfconta comprend différentes options pour rendre ce système de facturation plus personnel et plus pratique. L'un des plus importants est celui des factures récurrentes . Si vous offrez toujours le même service à un client et payez un service mensuel, vous pouvez activer cette option.
Il s'agit d'une fonctionnalité qui vous permet d'envoyer une facture récurrente à un client sur une base mensuelle. De cette manière, par exemple, si vous facturez 300 euros par mois pour une prestation spécifique , il ne vous sera pas nécessaire de générer manuellement la facture chaque mois. Selfconta se chargera de le faire avec toutes les données que vous aurez saisies.
De plus, vous devrez avoir ajouté l'adresse e-mail du client, afin que le système puisse l'envoyer automatiquement. Et vous n'avez même pas à vous en occuper. Pour activer cette option, accédez à l'une des factures générées et faites défiler vers le bas. Une fois ici, cochez l'option Rendre récurrent . Vous n'avez rien d'autre à faire.
Si vous souhaitez voir quelles sont vos factures récurrentes, allez simplement dans l'option Revenu> Factures récurrentes . De là, vous pourrez effectuer toutes les étapes que vous jugerez nécessaires concernant ce type de facture.
Personnalisez vos factures
Si vous le souhaitez, Selfconta vous offrira également la possibilité de personnaliser vos factures. De cette façon, vous pouvez les adapter à votre goût (esthétique) et sélectionner les combinaisons de couleurs que vous aimez le plus. Pour ce faire, cliquez sur le bouton Paramètres (c'est la roue dentée en haut à droite) et choisissez Conception de la facture .
Ici, vous pouvez accéder à différents designs , télécharger votre logo, choisir la combinaison de deux couleurs et de deux types de lettres, une pour les titres et l'autre pour le texte. À la fin, vous pouvez également choisir si vous souhaitez ajouter des cases pour les données optionnelles (Titre, Répartition des paiements, Annotations, Pourcentage de remise, Pourcentage de retenue et Téléphone). Lorsque vous avez terminé, cliquez sur le bouton Enregistrer.
Comment maîtriser vos dépenses, établir des budgets et des bons de livraison
Si vous le souhaitez, vous ne pouvez utiliser cet outil que pour contrôler vos factures . Surtout si vous avez déjà l'aide d'un manager. Mais si ce n'est pas le cas et que vous souhaitez garder le contrôle total de vos finances en tant que pigiste, vous avez la possibilité d'ajouter des dépenses au système. La procédure est exactement la même que celle utilisée pour enregistrer les factures.
Seulement dans ce cas, vous devrez cliquer sur la section Dépenses. Appuyez sur le bouton Créer pour ajouter une nouvelle dépense et sélectionnez le fournisseur. Vous pouvez le saisir de la même manière que vous avez généré un client. Et répétez-le autant de fois que nécessaire.
D'autre part, vous devez garder à l'esprit que dans le cadre de vos tâches d'administration et de gestion, il faudra également préparer des budgets et des bons de livraison . C'est une option que vous trouverez dans la section Plus. De là, vous pouvez créer tous ces documents et les garder en ordre.
De plus, vous pouvez également télécharger des rapports pour contrôler vos dépenses de trésorerie . Vous pouvez les télécharger au format Excel, pour les gérer ultérieurement selon vos besoins.
Visualisez vos revenus et dépenses dans un graphique
Les choses sont toujours meilleures si elles sont sur un graphique. Et la même chose se produira avec vos revenus et vos dépenses. Dès que vous accédez à cet outil, vous verrez un résumé de toutes vos informations financières (à condition que vous les ayez saisies, bien sûr). Ainsi, en un coup d'œil, vous pouvez vérifier les éléments suivants:
- Combien avez-vous facturé?
- Combien vous doivent-ils?
- Combien avez-vous gagné?
- Combien paierez-vous en TVA?
Ce sera très bien pour vous d'éviter les surprises au moment de payer vos impôts trimestriels. Et vous pourrez vous faire une idée très approximative - sinon exacte - de l'argent que vous devez épargner ou gérer. En haut de l'écran, juste au-dessus des graphiques, vous pouvez faire une sélection par mois, trimestres ou années .
Si vous le souhaitez, vous pouvez également indiquer quels sont vos objectifs, à la fois dans la section revenus et dépenses. Il vous suffit de cliquer sur le bouton Personnaliser . Une page sera affichée pour les revenus et dépenses pour toute l'année. Entrez simplement les chiffres pour chacun des mois et cliquez sur le bouton Enregistrer. Chaque fois que vous ouvrez l'outil, vous pouvez vérifier si vous avez atteint vos objectifs.