Faites-vous partie de ceux qui préfèrent toujours le courrier électronique classique de Microsoft à Google? Ou le genre qui doit utiliser Outlook (l'ancien Hotmail) au lieu de Gmail pour le travail? Eh bien, ne manquez pas cette série d'astuces pour rendre la gestion de vos e-mails plus confortable, personnalisée et facile. Et il existe de nombreux outils que vous devriez connaître sur Hotmail / Outlook qui peuvent vous aider au quotidien.
1. Comment utiliser le mode sombre
C'est une tendance générale qui vient directement des téléphones portables. Certains l'utilisent pour éviter de se fatiguer les yeux lorsqu'ils passent des heures devant le téléphone. D'autres en profitent pour essayer d'étendre la batterie de leur mobile. Dans ce cas, vous pouvez également appliquer le mode sombre d'Outlook sur l'ordinateur, ce qui permet d'éviter que votre vue ne soit endommagée par sa luminosité.
Il vous suffit de vous rendre sur le pignon dans le coin supérieur droit. Une fois affiché, vous verrez la fonction Mode sombre . Activez-le pour changer l'apparence de tous les e-mails, en échangeant les couleurs et le blanc pour le noir et le gris. Bien sûr, certains thèmes ne sont pas disponibles dans leur version sombre, vous devrez donc choisir de changer le design de la manière la plus simple et ensuite activer le mode sombre pour pouvoir l'utiliser à votre avantage.
Et attention car le thème sombre est également disponible dans l'application mobile. Vous pouvez l'activer en affichant le menu latéral avec le bouton aux trois bandes, ici vous accédez à la configuration. Ensuite, faites défiler jusqu'à la section Préférences, où vous trouverez le sous-menu Thème . En cliquant dessus, vous pouvez choisir entre le thème de lumière habituel, le thème sombre ou celui établi par économie de batterie. De cette façon, vous pouvez profiter de n'importe quel thème ou même des deux en fonction du niveau de charge de votre mobile.
2. Organisez votre calendrier
Il existe une fonction avancée qui est la plus intéressante si vous utilisez votre messagerie de base pour votre travail et votre quotidien. Autrement dit, si vous souhaitez attribuer un e-mail avec des indications à une date, vous pouvez le faire pour créer un outil d'organisation et de productivité à partir de cet e-mail. Directement sur le bureau et sans rien faire du tout Juste le suivant.
Cliquez sur l'icône du calendrier dans la barre supérieure, sur le côté gauche de la fenêtre. Ici, vous avez la possibilité d' organiser le calendrier ou les tâches que vous devez effectuer pour cette journée. C'est aussi simple que de faire glisser un e-mail de la boîte de réception vers le côté droit, le calendrier. Cela ouvrira une nouvelle fenêtre afin que vous puissiez organiser ces informations comme une tâche ou un rendez-vous. Tout cela avec les informations de courrier électronique directement dans la tâche. Ainsi, vous aurez tout sous la main et vous saurez ce que vous devez faire à tout moment.
3. Listes de tâches
Cependant, si au lieu de rendez-vous votre courrier électronique de travail, vous devez organiser des tâches, vous pouvez également le faire avec Outlook sans utiliser d'autres outils ou un agenda. Autrement dit, vous pouvez générer vos tâches quotidiennes et y collecter toutes les informations collectées dans un e-mail afin que rien ne vous arrive.
Cliquez sur l'icône du calendrier en haut à droite de l'écran pour afficher cette option. Et, au lieu de rester sur le calendrier, cliquez sur l'option À faire . Ici, vous pouvez créer des tâches telles que l'organisation d'une fête, du shopping ou toute autre action plus élaborée. La chose intéressante est que vous pouvez faire glisser les e-mails vers les différentes tâches créées pour organiser ces informations en fonction des tâches.
4. Outil Notes
Outlook est bien plus qu'un simple outil de messagerie. Vous l'avez vu avec les fonctions ci-dessus, mais vous pouvez également le vérifier en l'utilisant comme outil de notes. Quelque chose qui signifie que vous n'avez même pas besoin d'un agenda pour transporter toutes les informations avec vous.
Sur le côté gauche de l'écran, à côté des différentes boîtes aux lettres, il y a une section appelée Notes . Ici, vous pouvez ajouter différentes notes afin de ne rien oublier. Vous pouvez également créer un code couleur pour différentes notes, utiliser des ressources telles que des listes et des formats de texte, etc.
5. Revenez au format classique
Le format de conversation dans le courrier électronique peut être très pratique lorsque vous croisez beaucoup de messages avec un autre utilisateur. Un moyen de s'organiser par thèmes et de ne pas avoir la boîte de réception complètement encombrée. Mais si vous faites partie des utilisateurs classiques qui préfèrent avoir chaque nouveau message en haut de votre barre, voici ce que vous devez faire.
Cliquez simplement sur la roue dentée pour afficher les paramètres Outlook de base. Ici, vous verrez une section spéciale sur la vue Conversation . Vous avez trois options: afficher les messages les plus récents en haut, afficher les messages les plus récents à la fin de la conversation ou, ce qui peut vous intéresser dans ce cas: désactivé. Avec cette dernière option, votre boîte aux lettres arrêtera de regrouper les réponses et affichera chaque message individuellement.
6. Nettoyage automatique du courrier
Il existe une formule pour automatiser le nettoyage du courrier dans Outlook. C'est-à-dire un moyen de planifier la disparition de certains e-mails de votre boîte de réception pour éviter qu'elle ne soit saturée. Tout ce que vous avez à faire est de créer une règle ou un calendrier , puis de l'appliquer au nettoyage.
Affichez les paramètres Outlook sur la roue dentée. Ensuite, regardez à la fin de cet onglet pour la possibilité d'accéder au reste des paramètres, ce qui fera apparaître une nouvelle fenêtre contextuelle.
Dans cet écran de paramètres avancés, cliquez sur Règles pour créer le calendrier susmentionné. Ici, vous pouvez nommer la règle, mais l'important est de créer un critère. Affichez la barre d'options de Sélectionner une condition et recherchez ici les critères de Taille du message. Vous pouvez choisir le minimum ou le maximum, afin que les e-mails correspondant à ce critère soient éliminés. Vous devez bien sûr choisir le nombre de Ko pour que cela se produise. Et, bien sûr, vous devez choisir l'option de suppression. Ce sera la formule appropriée pour que ces messages soient fréquemment supprimés.
7. Créez une signature pour vos e-mails
Cela a l'air professionnel, il est utile d'éviter de perdre du temps à transférer les informations de contact et vous pouvez tout automatiser. Les signatures sur les e-mails ne font jamais de mal . Et Outlook vous permet de créer facilement le vôtre.
Tout ce que vous avez à faire est d'afficher les paramètres sur la roue dentée, puis d'accéder aux options avancées en bas du menu affiché. Avec cela, une nouvelle fenêtre apparaîtra où vous devez cliquer sur Mail , puis sur Ecrire et répondre .
Avec cela, vous obtenez un menu dans lequel vous pouvez écrire la signature souhaitée. La bonne chose est que, dans la zone de texte, vous avez également des options de mise en forme et de couleur pour tout laisser à votre goût. Vous pouvez également ajouter des images et des liens . Mais surtout, assurez-vous de cocher l'option d'inclure la signature dans chaque nouvel e-mail que vous écrivez, ainsi que dans les transferts et réponses, si c'est ce que vous souhaitez.
8. Créer des réponses automatiques
Lorsque vous partez en vacances ou décidez de laisser un problème de travail en attente, vous le communiquez à tout le monde ou créez des réponses automatiques pour ne pas avoir à travailler d'innombrables fois avec la même chose. Et Outlook le permet.
Tout ce que vous avez à faire est d'afficher les paramètres et d'accéder à la section des paramètres avancés à la fin de cette liste. Dans la nouvelle fenêtre qui apparaît, cliquez sur Mail puis sur le sous-menu des réponses automatiques.
Ici, vous devrez activer la fonction et rédiger le message que vous souhaitez envoyer automatiquement à tous les e-mails entrants de votre boîte de réception. Bien entendu, vous pouvez également spécifier que ces réponses sont envoyées uniquement aux messages arrivés entre certaines dates, ou uniquement à certains contacts.
9. Téléchargez tous vos messages
Avez-vous besoin de nettoyer votre e-mail sans perdre un seul détail? Eh bien, il existe une option intéressante pour cela: télécharger tous vos e-mails. Quelque chose que Outlook vous permet de faire de la manière suivante.
Affichez les paramètres et accédez au menu avancé avec la dernière option de ce menu. Dans la fenêtre contextuelle, vous devez aller dans la section Général puis cliquer sur le sous-menu Confidentialité et données. Ici, vous rencontrerez la fonction Exporter la boîte aux lettres . Bien entendu, le processus peut prendre jusqu'à 4 jours . Lorsque la sauvegarde est prête, vous recevrez un nouveau courriel avec un lien pour télécharger tout le contenu sur votre ordinateur.
10. Évitez les distractions
Si vous êtes un utilisateur mobile, vous pouvez éviter les distractions de recevoir des e-mails tous les deux par trois sur votre Smartphone. Parce qu'il est utile d'avoir toujours le courrier sous la main, mais il peut être exaspérant d'être alerté à chaque étape. C'est pourquoi il existe une formule pour éviter les distractions et ne pas être notifié à chaque message entrant dans l'application mobile.
Il vous suffit d'ouvrir l'application et d'afficher le menu latéral à gauche. Cliquez sur les trois bandes dans le coin supérieur gauche pour cela. Ensuite, à côté de votre adresse e-mail, en haut, cliquez sur l'icône en forme de cloche. Ici, vous pouvez définir les heures auxquelles vous souhaitez rester sans avertissement. Il peut être manuel, jusqu'à ce que vous le désactiviez, pendant une seule heure, voire jusqu'au lendemain. Vous disposez également de plusieurs options pour planifier l'arrêt des notifications lors de voyages, réunions et autres événements de votre calendrier.
11. Actions rapides dans l'application
Un autre des avantages de l'utilisation d'Outlook sur mobile est la rapidité de gestion de la boîte de réception. Grâce à sa conception, nous pouvons effectuer des actions directement sans entrer le message, ce qui nous permet de supprimer ou d'archiver directement tout cela. Nous pouvons également personnaliser ces actions rapides.
Entrez les paramètres avec la roue dentée dans le menu déroulant sur le côté gauche de l'écran. Ici vous trouverez le menu Options pour le balayage. Avec cela, vous entrerez dans un nouvel écran où vous pourrez choisir l'action lorsque vous glissez vers la droite et lorsque vous faites glisser un message vers la gauche. Cliquez sur l'option Modifier pour choisir l'action de chaque geste: supprimer, archiver, marquer comme lu, déplacer vers un dossier, marquer, reporter, lire et archiver ou aucune action.