Se déplacer dans Excel comme un poisson dans l'eau est essentiel si vous souhaitez faire avancer votre travail. S'il est vrai qu'aujourd'hui nous avons plusieurs alternatives pour créer des feuilles de calcul, Microsoft continue d'être l'un des outils les plus puissants pour créer des fichiers de données .
Ce que nous proposons aujourd'hui, ce sont dix astuces Excel simples mais pratiques qui vous aideront à maîtriser cet outil utile . Ou du moins pour commencer. Ils vous aideront à gérer vos fichiers et vos données de manière plus agile et sans vous compliquer la vie.
Voici 10 conseils utiles pour maîtriser Excel . Nous avons utilisé la dernière version d'Excel 2016 comme base pour la plupart des captures, bien que la plupart des astuces fonctionnent également avec les versions précédentes du programme.
1. Déplacer les données
Commençons par quelque chose de fondamental. Transférez des données d'une cellule à une autre . L'une des actions que nous effectuons le plus lorsque nous travaillons avec un document Excel. C'est en fait un geste très basique, mais qui doit être connu.
Ainsi, si nous voulons déplacer une colonne avec toutes les données qu'elle contient , il suffirait de la sélectionner et de déplacer la souris vers le bord, jusqu'à ce qu'une croix de flèches apparaisse. Ensuite, il vous suffit de faire glisser la colonne pour la placer au bon endroit. Si nous voulons également copier ces données, il suffira d'appuyer sur la touche Contrôle. Et puis faites glisser.
Une fois que nous avons sélectionné une colonne Excel, il suffit de déplacer le curseur sur l'un des bords jusqu'à ce que le réticule apparaisse puis de faire glisser la colonne
2. Sélectionnez tout
Lorsque vous devez sélectionner une table de données entière dans Excel, le travail peut être très fastidieux. Surtout si le document est volumineux. L'utilité de tout sélectionner est très pratique lors de l'exportation de données vers une autre table, par exemple. La seule chose à faire si vous utilisez une version antérieure à Excel 2016 est d' appuyer sur la combinaison de touches Ctrl + A. Ensuite, vous pouvez effectuer toutes les actions que vous envisagez (copier, couper ...). En cas d'utilisation d'Excel 2016, le raccourci qui a fonctionné pour nous est Ctrl + Maj + barre d'espace.
Vous devez également savoir qu'il existe un moyen encore plus rapide de sélectionner tout ce qui fonctionne dans ces versions. Et c'est d'appuyer sur la flèche qui se trouve juste dans le coin du tableau Excel (au-dessus du chiffre 1 et à côté de la lettre A). Un seul clic suffit. Ce n'est en aucun cas l'une des astuces Excel les plus intelligentes, mais cela vous fera gagner du temps.
3. Ajouter un accès rapide à un outil
Si vous travaillez régulièrement avec Excel, vous saurez à quel point il est important d'avoir tous les outils à portée de main . Sinon, vous perdez beaucoup de temps et vous passez plus de temps à chercher des boutons et des raccourcis qu'à faire votre propre travail. Alors que faisons-nous?
Eh bien, très facile. Créez des boutons de raccourci rapides pour les outils que nous utilisons le plus. En principe, avec la version native de Microsoft Excel, vous aurez trois boutons d'accès rapide , que vous trouverez situés en haut du menu. Ils sont Enregistrer, Annuler l'écriture et Refaire l'écriture.
Pour modifier ou ajouter de nouveaux raccourcis, tout ce que vous avez à faire est d'aller dans la section Fichier> Options> Barre d'accès rapide . Ajoutez les boutons que vous jugez appropriés et supprimez ceux qui ne vous sont pas utiles. Lorsque vous avez terminé, choisissez OK.
Une autre option pour accéder à cette fonction est de cliquer sur le bouton avec la flèche juste à droite des boutons de commande rapide. Ensuite, un menu contextuel s'ouvrira avec les accès les plus courants que nous pouvons placer. En cas de clic sur "Plus de commandes ..." nous ouvrirons la fenêtre d'options dont nous avons parlé juste avant.
4. Limite les données qui peuvent être saisies dans la feuille de calcul
Imaginez que vous travaillez avec des données et qu'elles ne se déplacent que dans une série de valeurs. Par exemple, avec des tableaux de prix dont la valeur maximale ne dépassera jamais 10 000. Dans des cas similaires, il peut être intéressant de mettre une série de limites sur l'entrée de données afin qu'un avertissement apparaisse à chaque fois que nous sortons de cette plage.
Pour ce faire, il faut aller dans l'option Données en haut puis Validation des données. Dans l'onglet Configuration, les différentes limites peuvent être établies, à la fois par des valeurs numériques et par la longueur du texte qui nous permettra d'entrer dans la cellule. Si nous partageons du travail avec d'autres personnes (ou si nous voulons définir un rappel), nous pouvons inclure un message d'entrée et personnaliser le message d'erreur lui-même.
5. Masquer les lignes
Une autre astuce Excel utile qui peut nous donner beaucoup de jeu est de masquer les lignes que nous ne voulons pas être visibles. L'idée est que vous pouvez masquer certaines colonnes avec des résultats qui ne sont pas intéressants ou qui peuvent / doivent rester privés . Ceci est particulièrement utile lors du partage d'un document de travail, mais sur lequel il n'est pas important de voir "l'arrière-boutique".
Pour masquer les lignes, la meilleure chose à faire est de sélectionner les cellules en question puis de cliquer sur la combinaison Contrôle et 9. Vous verrez qu'elles disparaissent instantanément. Si vous souhaitez les récupérer, vous l'avez assez facilement. Il vous suffit de combiner les touches suivantes: Ctrl + Maj + 8 . Ils réapparaîtront immédiatement.
Vue de recherche floue dans Excel 2010
6. Effectuez une recherche approximative
Comme son nom l'indique, les recherches floues sont un mécanisme pour trouver des éléments ou des valeurs dont nous ne sommes pas tout à fait clairs ou dont nous ne nous souvenons pas avec précision. En général , pour effectuer une recherche dans Microsoft Excel uniquement besoin d' appuyer sur Ctrl + B . Un menu est immédiatement activé afin que nous puissions entrer les paramètres.
Si vous n'êtes pas très clair sur ce que vous recherchez exactement, vous pouvez utiliser les points d'interrogation et l'astérisque . Le premier est utilisé pour représenter un caractère et l'astérisque peut en représenter un ou plusieurs.
7. Ajouter plusieurs lignes ou colonnes à la fois dans Excel
L'insertion d'une nouvelle ligne ou colonne peut sembler facile. Mais que se passe-t-il lorsque nous devons ajouter plus d'une ligne ou colonne et que nous ne voulons pas perdre de temps? Ne vous inquiétez pas, vous n'avez pas à répéter l'opération plusieurs fois. Dans ce cas, tout ce que vous avez à faire est de sélectionner le nombre de lignes ou de colonnes que vous souhaitez (deux ou plus, dans ce cas).
Ensuite, faites un clic droit sur les lignes ou les colonnes en surbrillance. Ce que vous devez faire ensuite est de choisir l' option Insérer, dans la liste déroulante . Instantanément, les lignes ou les colonnes auront été ajoutées, juste à gauche de celle que vous avez initialement sélectionnée.
Affichage des commentaires dans Excel 2010
8. Insérer un commentaire dans une cellule
L'insertion de commentaires dans une cellule peut être très utile si nous travaillons sur un document collaboratif ou si nous allons l'envoyer à quelqu'un. Ou même si, en faisant le document seul , nous voulons inclure des notes d'orientation pour des révisions ultérieures.
Pour insérer un commentaire, il suffirait de se placer sur la cellule qui nous intéresse et d'appuyer sur la touche Shift et F2 . Vous verrez qu'une petite boîte est activée dans laquelle vous pouvez inclure tout le texte dont vous avez besoin. Cette boîte peut être redimensionnée en faisant glisser la souris sur l'un des points de bordure.
Une fois que vous avez terminé avec le commentaire, il disparaîtra de la vue par défaut et sera indiqué par une petite icône dans la cellule elle-même . Chaque fois que vous le survolez, le curseur s'affiche à nouveau. Au fait, pour éditer ou supprimer le commentaire, il vous suffit de cliquer avec le bouton droit de la souris et de choisir l'option.
9. Naviguez rapidement
Naviguer dans un document Excel contenant beaucoup de données peut être très fastidieux. La meilleure chose à faire dans ces cas est d'utiliser le raccourci de navigation rapide. Appuyez sur la touche Contrôle en même temps que sur n'importe quelle autre touche fléchée du clavier . Vous verrez que le mouvement est rapide et agile. La chose intéressante à propos de cette façon de se déplacer est qu'elle ne le fait qu'entre les cellules contenant des données, vous sauterez donc rapidement celles qui sont vides.
10. Inclure les valeurs commençant par 0
Et nous terminons par une simple astuce Excel, mais très utile dans certains cas. Habituellement, lorsque nous ajoutons une valeur commençant par zéro, Excel la supprime. Tout ce que vous avez à faire dans ces cas est d' inclure un devis avant le premier zéro . C'est simple. Une fois le nombre entré, il sera affiché sans guillemets et avec le zéro.
Ce ne sont là que quelques-unes des astuces Excel que nous pouvons découvrir lors de l'utilisation du programme. Il en cache beaucoup plus, et avec un niveau de complexité croissant.