20 questions et réponses pratiques sur Outlook

20 questions et réponses pratiques sur Outlook

Outlook est l'un des outils de messagerie les plus populaires . Nous utilisons ce programme depuis de nombreuses années pour gérer notre messagerie. Sans surprise, c'est un système efficace, doté d'innombrables outils qui nous aident beaucoup à nous organiser.

Et c'est qu'en plus de fonctionner comme un plateau pour notre courrier électronique, Outlook fonctionne également comme un agenda et nous permet de configurer des alertes pour tout événement ou tâche . Aujourd'hui, nous avons entrepris de répondre à 20 questions pratiques sur Outlook. Nous espérons que vous les trouverez utiles.

1. Puis-je utiliser des raccourcis clavier?

Bien sûr. C'est l'une des fonctions les plus pratiques de tous les programmes de la suite Microsoft Office. Si vous apprenez ces raccourcis clavier, vous pouvez gérer votre courrier plus rapidement . Les plus utilisés sont les suivants:

  • Alt + S : envoyer un e-mail
  • Ctrl + R : répondre à un e-mail
  • Ctrl + M : envoyer et recevoir des e-mails
  • Alt + W : aller au courriel suivant ou basculer vers la vue du calendrier hebdomadaire
  • Alt + R : répondre à tous ou passer à la vue du calendrier de travail hebdomadaire
  • Ctrl + G : ouvrez la case "Aller à la date" pour passer au jour souhaité dans le calendrier

2. Est-il possible de supprimer les messages qui ne m'intéressent pas de manière plus automatique?

Oui, et c'est un bon moyen de gérer vos messages plus rapidement. Tout ce que vous avez à faire est de créer une règle. Par exemple, si vous souhaitez supprimer des messages d'un certain expéditeur, il vous suffit de faire ce qui suit: cliquez sur le message avec le bouton droit de la souris, puis choisissez Créer une règle. Cochez l'option Supprimer et spécifiez l'expéditeur . Lorsque vous avez terminé, n'oubliez pas de cliquer sur Créer une règle ou OK.

courrier Outlook de signature

3. Est-il possible de créer une ou plusieurs signatures pour les e-mails?

Bien sûr. C'est l'une des fonctions les plus classiques d'Outlook. Si vous souhaitez créer une signature ou des signatures différentes pour vos e-mails, vous devez procéder comme suit: rédiger un nouvel e-mail, ouvrir un nouveau message. Cliquez sur le bouton Signature pour le configurer: vous avez la possibilité d'en ajouter autant que vous le souhaitez. 

Lorsque vous souhaitez l'ajouter à l'email, il vous suffit de cliquer dessus pour qu'il s'insère automatiquement . Répétez le même processus pour toutes les signatures que vous devez inclure.

4. Comment puis-je gagner du temps en écrivant un message?

Il existe une fonction qui nous permet d'insérer certains éléments rapides dans le texte. Il peut s'agir de phrases ou de fragments que vous écrivez souvent. Pour les ajouter automatiquement à un e-mail, sélectionnez le texte et cliquez sur Éléments rapides> Insérer . Entrez un nom. Vous pouvez les insérer quand vous le souhaitez et vous n'aurez pas besoin de les réécrire.

5. Comment insérer une image dans le mail?

Si vous souhaitez insérer une image dans un e-mail afin qu'elle s'affiche avec le texte que vous avez ajouté, c'est également facile pour vous. Au lieu d'ajouter une pièce jointe, cliquez sur le menu Insertion> Image ou Clipart. L'image sera collée directement dans le corps du message et vous pourrez la modifier et la redimensionner comme vous le souhaitez.

dossier de recherche

6. Comment rendre les recherches plus efficaces?

Vous pouvez souvent rechercher la même chose. Par exemple, les e-mails que Marta vous envoie. Pour rendre ces recherches plus efficaces, vous pouvez configurer un dossier de recherche. Créez un nouveau dossier de recherche , en choisissant entre différentes options par défaut (personnes spécifiques, e-mails importants ...) et en configurant une recherche personnalisée.

Pour trouver des messages plus rapidement, vous pouvez également utiliser des filtres. Dans l'option Filtrer les e-mails, vous pouvez sélectionner l'onglet Accueil et choisir le type d'e-mails que vous souhaitez voir: les non lus, choisir des catégories, avec des pièces jointes ou ceux reçus cette semaine.

règles et alertes

7. Puis-je mieux organiser mon courrier?

Il existe une section à partir de laquelle vous pouvez créer des règles. Cela signifie que si vous le souhaitez, vous pouvez exécuter différentes actions automatiques sur votre e-mail. Et cela rendra les choses beaucoup plus faciles pour vous. Cliquez simplement sur le bouton de menu Règles et alertes .

Choisissez Nouvelle règle pour configurer l'option que vous envisagez . Vous verrez que vous pouvez marquer les messages d'une certaine personne pour un suivi, déplacer des messages vers des dossiers spécifiques ou jouer certains sons lorsque vous recevez des e-mails de quelqu'un. Les options sont très larges et entièrement configurables.

8. Que faire si je souhaite envoyer un message sans afficher de destinataire?

C'est un geste très simple, mais beaucoup de gens l'oublient. Et cela arrive très souvent. Si vous souhaitez envoyer des messages sans afficher de destinataires, tout ce que vous avez à faire dans Outlook est d'ajouter tous les destinataires dans la zone Cci au lieu de CC. De cette façon, personne ne verra qui d'autre a reçu le message. 

retard de livraison

9. Un e-mail peut-il être programmé pour être envoyé à une heure précise?

La planification d'un e-mail est assez simple. Dans le message en question, accédez au bouton Délai de livraison. De là, vous pouvez choisir l'heure à laquelle vous souhaitez envoyer le message et de nombreuses autres options. De cette façon, vous pouvez livrer votre message à l'heure que vous voulez. 

10. Comment configurer une réponse automatique?

C'est le temps des vacances, vous devez donc configurer les messages de réponse automatique classiques. Ils sont très utiles pour avertir nos contacts que nous ne serons pas disponibles certains jours. Pour le configurer, choisissez Fichier> Réponses automatiques> Envoyer des réponses automatiques. 

Vous pouvez définir un intervalle spécifique pour l'envoi automatique de ces messages. Bien que vous puissiez également désactiver les réponses manuellement. Dans l'espace Au sein de mon organisation, vous devrez écrire la réponse qui vous intéresse et cliquer sur OK. 

notes de perspectives

11. Ai-je la possibilité d'ajouter des notes ou des rappels?

Bien entendu, nous avons déjà indiqué qu'Outlook est un outil très utile pour gérer les emails, mais aussi pour agir en tant qu'assistant. Vous pouvez ajouter des notes en cliquant sur le raccourci suivant Ctrl + Maj + N . Vous verrez qu'immédiatement une sorte de note semblable à un post-it apparaît, que vous pouvez accrocher dans n'importe quel espace.

Au début, il a un ton jaunâtre, comme les vrais post-its , mais vous pouvez modifier le ton avec la couleur que vous voulez. Ensuite, vous pouvez gérer ces notes à votre guise.

12. Puis-je créer une liste de distribution?

Oui, c'est une option très pratique pour éviter d'avoir à ajouter les mêmes expéditeurs que toujours à un email ou une liste de distribution. Dans l'espace de nom, choisissez le nom de votre groupe de contacts. 

Ensuite, vous devrez choisir les différents membres. Vous pouvez le faire à partir du carnet de contacts. Puis enregistrez et fermez. Votre liste de distribution aura déjà été créée et vous pourrez envoyer les messages courants que vous souhaitez .

nettoyage de la boîte aux lettres

13. Comment économiser de l'espace?

L'inertie de la vie quotidienne fait que les messages s'accumulent plusieurs fois. Dans la section Fichier, vous aurez différentes options, que vous pouvez voir en cliquant sur le bouton Outils de nettoyage. Vous trouverez ici le nettoyage de la boîte aux lettres, le dossier Vider les éléments supprimés et l'archivage . Utilisez-les régulièrement pour que tout soit en ordre.

14. Puis-je utiliser Gmail dans Outlook?

La réponse est oui. Et cela vous sera utile si vous préférez utiliser Outlook pour vous organiser. Ouvrez Gmail et cliquez sur la section Paramètres. Ensuite, dans l'onglet Transfert et courrier POP / IMAP , choisissez l'option Activer IMAP. Enregistrez les modifications.

Ensuite, vous devrez accéder à votre e-mail et saisir les informations correspondant au compte. Vous avez ci-dessous les données dont vous avez besoin. Accédez aux paramètres du compte, dans Fichier , pour les saisir et commencer à profiter de votre messagerie Gmail dans Outlook.

perspectives Gmail

15. Comment faire une copie de sauvegarde de mes e-mails?

Les sauvegardes sont vitales si nous voulons conserver les e-mails les plus importants. Surtout si nous les utilisons pour le travail. Sélectionnez Fichier> Ouvrir> Importer. Choisissez l'option Exporter un fichier. Sélectionnez  Fichier de données Outlook (.pst) et cliquez sur Suivant. 

Choisissez le compte / dossier que vous souhaitez sauvegarder, choisissez un emplacement pour stocker le fichier, puis cliquez sur OK. Vous pouvez également le protéger par mot de passe.

16. Comment créer des modèles?

Ouvrez un nouveau message et rédigez le modèle souhaité. Il doit s'agir d'un texte que vous envoyez souvent et qu'en ce sens vous n'aurez pas besoin de répéter. Lorsque vous avez terminé, choisissez Fichier> Enregistrer sous> Enregistrer sous le type> Modèle Outlook . Saisissez un nom de modèle et enregistrez-le.

Pour utiliser le modèle, dans Outlook, accédez à Accueil> Nouveau> Nouveaux éléments> Plus d'éléments et choisissez le formulaire . Appuyez sur Rechercher dans> Modèles utilisateur dans le système de fichiers. Vous verrez que le dossier du modèle s'ouvre et vous devez récupérer le plus approprié. Choisissez Ouvrir, ajouter un destinataire et envoyer.

agenda plus en vue

17. Comment garder l'agenda plus visible?

Le calendrier Outlook est très utile, mais pour y accéder, vous devez effectuer des recherches. Une option intéressante est de télécharger ce module complémentaire, qui vous permettra d' installer l'agenda comme fond d'écran de votre ordinateur . De cette façon, vous aurez tous vos rendez-vous et tâches en vue. Il s'appelle Outlook On Desktop et doit être téléchargé en supplément.

18. Puis-je regrouper les messages?

Avec Gmail, nous avons l'habitude de voir les messages regroupés par conversations. Eh bien, heureusement, dans Outlook, vous pouvez faire de même. Pour regrouper vos messages, allez dans l'onglet Affichage et choisissez l'option Afficher comme conversations. À l'intérieur, vous pouvez «Organiser par» et choisir différentes façons de configurer vos e-mails.

perspectives

19. Puis-je configurer différentes vues?

Bien sûr. Outlook vous permettra de configurer les vues de votre boîte de réception comme vous le souhaitez. Vous pouvez donc décider si vous souhaitez voir un aperçu des messages, choisir de ne pas les ouvrir ou choisir une vue verticale droite, gauche ou horizontale. Les options sont multiples, donc pour aller tester la configuration qui convient le mieux à votre rythme de travail, il est préférable d'accéder à la section Afficher. 

20. Que faire si je souhaite uniquement recevoir des notifications pour les messages les plus importants?

Si vous êtes à deux et recevez des dizaines et des dizaines de messages par jour, il serait peut-être intéressant de configurer une option pour ne recevoir que les messages les plus importants.  Allez dans Fichier> Courrier et allez dans la section Arrivée du message. Nous vous recommandons de configurer cette section pour ne recevoir que des notifications sur ce qui vous intéresse. En même temps, vous aurez la possibilité de configurer la manière dont vous souhaitez que les alertes de bureau soient.