Si vous partez en vacances, vous devez tout laisser lié et bien lié. Si vous communiquez habituellement avec vos clients, collaborateurs et collègues par e-mail, il vous sera nécessaire d'activer les messages de réponse automatique pour les informer que vous bénéficiez d' une période de repos et que jusqu'à votre retour vous ne pourrez pas y répondre pour gérer leur demande. . Il y a quelques jours à peine, nous vous avons expliqué comment activer la réponse automatique dans Gmail . Cependant, si vous utilisez Outlook, vous devrez suivre une procédure différente. L'installation ne prendra que quelques minutes. Vous verrez que c'est très simple si vous suivez ces conseils:
1) Si vous utilisez Outlook 2010, il vous suffira d'ouvrir le programme et de cliquer sur le menu Fichier> Informations> Réponses automatiques .
2) Cliquez sur le bouton Réponses automatiques et sélectionnez l'option Envoyer des réponses automatiques . Un menu de configuration sera rapidement activé. Une sorte d'assistant dans lequel vous pouvez rédiger le message que vous souhaitez envoyer à vos contacts.
3) Tout d'abord, bien sûr, vous devrez choisir la durée pendant laquelle vous souhaitez envoyer la réponse de l' extérieur du bureau aux personnes qui vous contactent. Vous pouvez sélectionner une plage de dates , par exemple, du jour où vous commencez à être en vacances jusqu'au jour de votre retour. Si vous n'indiquez pas de date de fin , vous devrez désactiver l'envoi de messages manuellement, en revenant sur vos étapes et en modifiant les paramètres.
4) Vous pouvez maintenant rédiger votre message. En bas du menu, vous trouverez une boîte blanche dans laquelle ajouter le texte, si vous le souhaitez en modifiant la police, la taille et les couleurs et en entrant un lien, si vous souhaitez rediriger vos expéditeurs vers un site Web spécifique.
À ce stade, nous devons vous dire que vous pouvez configurer deux types de messages . Un pour ceux qui font partie de votre organisation (si vous voulez leur dire que vous êtes absent, bien qu'ils le sachent probablement déjà) et un autre pour ceux qui sont à l'extérieur, les personnes qui n'ont pas à savoir que vous êtes en vacances, pour Sauf si vous les avez informés personnellement.
5) Enfin, vous avez également la possibilité de créer des règles pour que le système de réponse automatique soit le plus efficace possible et ne devienne pas une machine à bombarder les messages à tout le monde. Certaines options configurables vous permettent de transférer le message entrant à un autre collègue qui peut répondre ou s'occuper du problème pour vous, faire transférer le message vers un autre compte Gmail ou Hotmail afin que nous puissions l'examiner via nos comptes privés, supprimer les messages de certains expéditeurs ou organiser les messages dans des dossiers de sorte que lorsque nous retournerons au travail, nous ne nous retrouverons pas dans une boîte de réception absolument chaotique.
Pour ajouter l'une de ces règles (il existe des dizaines d'options pour classer et gérer les messages pendant notre absence), il vous suffira de cliquer sur le bouton Ajouter une règle ou Modifier la règle pour la modifier.
Photo par: Rick Scully et TripShake