Google Forms, l'outil de formulaires populaire de l'entreprise, est l'une des meilleures options pour créer des formulaires en ligne sans avoir aucune connaissance de PHP, HTML et CSS. L'inconvénient est que, contrairement à ce type de formulaire, il n'a pas autant d'options que le code de marquage nous le permet. Cela ne veut pas dire qu'il ne dispose pas de fonctions avancées pour concevoir des formulaires à notre goût. En fait, il intègre une série d'outils qui nous permettent d'exporter les données vers un CVS pour insérer des grilles. Auparavant, nous vous avons déjà montré vingt astuces pour Google Maps et bien d'autres pour Microsoft Word. Cette fois, nous avons compilé jusqu'à dix astuces pour que Google Forms tire le meilleur parti des formulaires Google.
Téléchargez des modèles personnalisés à partir de Google Forms
La création d'un formulaire dans Google Forms à partir de zéro peut prendre plus de temps que nous le souhaiterions. C'est la raison pour laquelle l'entreprise a mis en place des modèles personnalisés.
En plus de ceux affichés sur l'écran principal, nous pouvons choisir parmi un total de vingt-deux modèles si nous cliquons sur Galerie de modèles juste au-dessus des modèles par défaut .
Changer le thème de Google Forms (couleurs, typographie, image de fond ...)
Une fois le modèle choisi, Google nous permet de modifier l'apparence de notre formulaire en changeant différents aspects du thème. Les couleurs, l'image de fond, la typographie ...
Pour ce faire, nous allons cliquer sur l'icône de la palette de couleurs située dans le coin supérieur droit avec le formulaire en question ouvert. Nous pouvons télécharger nos propres images et choisir n'importe quelle couleur d'arrière-plan. Ce n'est pas le cas des polices de texte, qui sont limitées à trois.
Ajouter des modules complémentaires et des plugins à Google Forms
Si les fonctions fournies par défaut dans Google Forms sont insuffisantes, nous pouvons installer des modules complémentaires et des plug-ins externes à partir du Google Store, la plupart gratuits.
Dans ce cas, nous cliquons sur les trois points Options situés dans le coin supérieur droit et nous cliquons sur Compléments . Ci-dessous, nous verrons une multitude de plugins à installer gratuitement. Editeurs visuels, outils de duplication de formulaires et un long etc.
Il est à noter que certains de ces plugins peuvent ne pas être vérifiés par Google , c'est pourquoi il faut être prudent lors de l'installation d'un. Si le plugin en question nécessite un grand nombre d'autorisations, il est préférable de le signaler à Google.
Ajouter des collaborateurs aux formulaires Google Forms
Une option très utile si nous faisons un travail collaboratif. Ajouter de nouveaux participants à nos formulaires est aussi simple que de cliquer sur les trois points Options mentionnés ci-dessus et de sélectionner l'option Ajouter des collaborateurs .
Maintenant, nous pouvons ajouter des participants par e-mail ou en partageant l'URL que l'outil va générer.
Exporter les réponses vers le tableau au format CSV
La section Réponses de Google Forms peut être un désordre si nous recevons des centaines et des centaines de réponses. Pour cette raison, Google a implémenté une nouvelle fonction qui nous permet d'exporter tous les résultats vers un document Excel CSV.
Aussi simple que de cliquer sur l' icône verte en haut de la section Réponses . Une feuille de calcul sera automatiquement générée avec tout le contenu intégré. Nous pouvons également sélectionner une feuille déjà créée précédemment afin que les résultats y soient stockés.
Ajouter un compte à rebours aux formulaires
Nous revenons au sujet des plugins et add-ons, et cette fois avec un sous la forme d'une minuterie. Le plugin en question est Timify.me, et il peut être téléchargé gratuitement depuis la boutique Google Forms.
Après avoir saisi le token envoyé à notre email pour valider le plugin, nous irons sur la page du développeur et sélectionnerons le formulaire auquel nous souhaitons ajouter un compte à rebours (il faut d'abord accéder avec notre compte Google). Enfin, nous choisirons le temps de réponse maximum et le compte à rebours sera automatiquement ajouté .
Marquer toutes les questions comme requis
Si nous voulons nous assurer que tous les participants répondent à toutes les questions avant de soumettre le formulaire, Google Forms met en œuvre une option pour marquer toutes les questions comme obligatoires.
Aussi simple dans ce cas que de cliquer sur les trois points Options et de cliquer sur Préférences. Ensuite, nous activerons l'option de marquer les questions comme obligatoires .
Recevez les réponses des formulaires dans l'email
Il ne s'agit pas d'une fonctionnalité native de Google Forms, mais d'une fonctionnalité implémentée par des plugins tiers; en particulier, les notifications par e-mail pour les formulaires.
Même procédure que dans le cas du timer: nous installerons l'extension dans Google Forms et ajouterons notre email pour recevoir toutes les réponses sous forme de mail .
Fusionner deux sections de formulaire dans Google Forms
Les questions de formulaire, comme on le sait, sont divisées en sections qui sont créées automatiquement lorsque nous saisissons une nouvelle question. Les combiner et les assembler peut être une bonne solution pour garder une certaine uniformité dans la forme en question.
Pour ce faire, nous allons cliquer sur la dernière section que nous voulons combiner avec la première et nous donnerons les trois points correspondant à la section Options. Nous donnerons Combine avec le précédent et automatiquement les deux seront joints . On peut suivre le même processus dans toutes les sections pour avoir une forme totalement uniforme.
Limiter les données saisies dans le formulaire
Limitez le nombre de réponses, le nombre saisi en nombre dans une fourchette prédéterminée, le nombre d'options éligibles ou tout ce à quoi nous pouvons penser. Avec le plugin formLimiter, vous pouvez limiter tous les types de données.
Comme pour les plugins précédents, le processus d'installation est très simple. Une fois que nous l'avons dans notre session Google Forms, nous allons configurer chaque champ du formulaire avec les données que nous avons préalablement prédéfinies .