Google a tellement d'applications qui semblent sans fin : le moteur de recherche lui-même, YouTube, Gmail, Maps, Google Plus, Google Photos ou son service d'hébergement de fichiers dans le cloud avec Google Drive.
Au sein de ce dernier, c'est précisément là que l'on trouve une grande suite en ligne avec plusieurs outils qui nous permettent d'écrire des textes, de créer des présentations, des formulaires et, bien sûr, la création de feuilles de calcul.
Le simple fait d'émuler pratiquement toutes les fonctions de la mythique suite Microsoft est en soi une belle réussite. Mais si en plus de cela il permet l'édition partagée, le stockage dans le cloud ou l'écriture par commande vocale, il joue directement au jeu.
Aujourd'hui, nous allons partager avec vous une série d'astuces et de secrets afin que vous puissiez tirer le meilleur parti de tout ce que Google Sheets a à offrir . Restez avec nous car cela vous intéresse. Nous avons commencé!
Ecrire par commande vocale
Cela ressemble à de la science-fiction, mais ça l'est. À partir de Google Sheets (comme avec Google Docs), nous pouvons dicter à l'ordinateur d'écrire seul .
Pour ce faire, allez simplement dans Outils> Saisie vocale . Immédiatement, un microphone sera activé sur la marge gauche de notre écran que nous devons appuyer pour l'activer. C'est à ce moment que vous pouvez commencer à dicter le contenu, et une fois que vous avez terminé, cliquez à nouveau sur le microphone.
Recherchez des images en ligne (et insérez-les dans une cellule)
L'un des avantages d'être une suite bureautique en ligne et de Google est que nous pouvons insérer des images recherchées directement sur Internet. Avec le document ouvert, ce sera aussi simple que d'accéder au menu Insertion> Image> Image dans la cellule ou Image dans la cellule. Une nouvelle fenêtre s'ouvrira où nous pourrons choisir l'origine de cette image: Drive, URL, Google Photos ou celle qui nous intéresse dans ce cas, recherche d'images Google.
À partir de là, nous écrivons simplement le nom de ce à quoi nous voulons ajouter une image à notre feuille de calcul, par exemple, «Barcelone». L'interface de sélection de photos est assez similaire à celle trouvée dans les résultats de recherche d'images Google .
Une autre option plus directe consiste à utiliser la commande = image ("image url") pour insérer des images de n'importe quel site Web.
Comprend des caractères spéciaux
Pour inclure des caractères spéciaux dans un texte Google Sheets, nous devons aller dans Insertion> Caractères spéciaux. Une énorme bibliothèque de personnages s'ouvrira alors que nous pourrons ajouter où nous voulons . En fait, nous pouvons effectuer une recherche par sections ou tirer le moteur de recherche.
Utiliser le mode plein écran
Si nous ne sommes pas habitués à travailler à partir d'une fenêtre de navigateur Web, soit parce que cela nous distrait de nos fonctions, soit parce que nous ne sommes pas à l'aise avec cette interface. Quel que soit votre cas, nous pouvons toujours choisir de travailler en plein écran et faire disparaître les barres d'outils ou même la barre de démarrage de Windows.
Pour ce faire, il faut aller dans le menu Affichage> Plein écran . De cette façon, nous pouvons adapter l'écran de travail pour afficher uniquement les cellules et oublier tout le reste. Et pour les plus exigeants, on peut également le combiner avec la touche F11 pour activer le plein écran du navigateur, et supprimer les onglets et la barre de recherche.
Étend une formule à toute une plage de cellules
Nous faisons généralement glisser une formule sur une plage de cellules où nous voulons que cette formule s'applique. Le problème est que si nous y apportons des modifications, nous devrons le faire glisser à nouveau dans toutes les cellules .
Pour cette raison, il est préférable d'utiliser ArrayFormula , afin que nous puissions définir à partir d'une seule cellule la formule que nous voulons appliquer à un certain ensemble de cellules.
Partagez votre feuille de calcul
Sans aucun doute, l'une des fonctions les plus remarquables des programmes de travail Google Drive. Étant basé sur le cloud, Google Drive nous donne la possibilité d'utiliser des fichiers de manière collaborative . De cette façon, nous pouvons créer un groupe de travail avec plusieurs utilisateurs qui peuvent également éditer le même document.
Il suffit de cliquer sur le bouton en haut à droite qui dit «Partager» puis d'ajouter les e-mails des personnes avec lesquelles nous voulons partager le document. Ces collègues recevront une notification par e-mail indiquant qu'ils devront accepter de commencer à éditer directement le fichier .
Discuter avec un autre utilisateur
En conséquence du point précédent, nous pouvons également discuter avec les utilisateurs qui font partie de notre équipe de travail puisqu'ils ont un compte Gmail. Il suffit d'aller dans la fenêtre de chat activée sur la marge de droite pour communiquer avec eux. Non seulement cela, mais nous verrons également ce qu'ils sont en train d'éditer grâce à des cases colorées indiquant le nom de l'email de l'utilisateur en question.
Enregistrez le fichier au format Office
Bien entendu, Google Drive est parfaitement compatible avec les formats de la suite bureautique Microsoft . Mais, juste au cas où, il est toujours conseillé d'exporter nos fichiers Google Sheets au format .XLSX. Nous pouvons le faire si nous allons dans le menu Fichier> Télécharger en tant que> Microsoft Excel.
Traduction dans d'autres langues
Cela prendra sûrement beaucoup d'entre vous par surprise, mais la vérité est que vous pouvez utiliser la fonction Google Translate pour traduire rapidement et confortablement des textes en plusieurs langues à partir de Google Sheets. Il vous suffit de préciser le contenu à traduire, la langue source et la langue dans laquelle nous voulons le traduire, en utilisant la formule suivante: = GOOGLETRANSLATE ("comment allez-vous?"; "Es"; "en").
Certaines de ces fonctionnalités vous ont sûrement surpris. Bien sûr, il y en a encore beaucoup à décrire. Dites-nous dans les commentaires quels autres trucs vous connaissez.