Souhaitez-vous que votre ordinateur fonctionne pour vous pendant vos vacances? Vous ne pourrez peut-être pas lui faire faire toutes les tâches, mais cela peut vous aider à vous reposer plus paisiblement. Si vous partez en voyage (chose assez courante à cette période de l'année), vous souhaiterez peut-être avertir automatiquement ceux qui vous envoient des e-mails. De cette manière, lorsque vous vous envoyez un message, ils recevront une réponse avec le texte de votre choix. Mais cela pourrait être quelque chose comme " Je serai en vacances jusqu'au jour" ¦ En attendant, vous pouvez contacter "¦ "
Eh bien, cela prendra quelques minutes. Mais de cette façon, vous pouvez profiter du reste avec la tranquillité de tout laisser lié et bien lié. Suivez simplement les étapes ci-dessous »¦
Si vous travaillez dans une entreprise qui dispose d'un service de messagerie avancé, vous avez peut-être déjà créé une option à cet effet. En utilisant le programme de messagerie le plus populaire, Microsoft Outlook, cette option se trouve dans le menu Outils et s'appelle «Assistant Absent du bureau». Si tel est votre cas, le processus est beaucoup plus simple et plus automatique.
Si cette option n'apparaît pas dans le menu Outils, vous pouvez également en profiter. Bien que, dans ce cas, il convient de préciser que le message ne sera envoyé automatiquement qu'une fois que vous aurez téléchargé l'e-mail depuis Outlook et sur le même ordinateur sur lequel vous l'avez programmé.
Avant de partir, pour générer cette réponse automatique, vous devez suivre les étapes suivantes:
1) Rédigez le message de réponse automatique . Créez un nouveau message (sélectionnez Nouveau dans la barre d'outils ou tapez Ctrl + U) et écrivez à la fois l'objet et le corps du message qui sera envoyé à toutes les personnes qui vous écrivent pendant votre absence. Par exemple, nous pouvons mettre quelque chose comme « Du 1er au 15 août, je serai absent du bureau pour les vacances. Pour cette raison, j'aurai un accès limité à mon courrier électronique. S'il s'agit d'une question urgente, veuillez contacter M. Pérez au téléphone XXX ou par e-mail "¦ "
Une fois le message rédigé (n'oubliez pas de mettre un sujet, par exemple "réponse automatique" "absent pour vacances") enregistrez les modifications. Ce message ira dans le dossier Brouillons. Ouvrez ce dossier, sélectionnez le message (ne l'ouvrez pas, sélectionnez-le simplement avec le bouton gauche de la souris) et allez dans le menu Fichier et choisissez "Enregistrer sous" ¦ "
Une boîte de dialogue apparaîtra pour vous permettre de choisir un nom de fichier et une extension. Choisissez un nom dont vous vous souviendrez plus tard. Il est important que dans l'option «Enregistrer en tant que type», vous sélectionnez «Modèle Outlook». Vous le donnez à sauvegarder et passez à la section suivante.
2) Créez une règle dans votre programme de messagerie . Une règle est un comportement automatique que le programme exécute lorsqu'il reçoit ou envoie un certain message. Cela fonctionne pour cette astuce, mais aussi pour de nombreuses autres possibilités. Par exemple, supprimez ou enregistrez automatiquement les messages d'une personne ou avec un certain texte dans l'objet d'un dossier.
Dans le menu Outils, sélectionnez "Règles et alertes". Appuyez sur le bouton "Nouvelle règle" et choisissez les options suivantes "Commencer à partir d'une règle vierge" et "Vérifier les messages à leur arrivée". Cliquez sur Suivant.
À l'étape 1, nous devons choisir les conditions. Nous allons vous expliquer les conditions à choisir pour que le message atteigne le monde entier, mais si vous souhaitez envoyer cet avis de vacances uniquement à certaines personnes, choisissez simplement d'autres options pour personnaliser le processus. Sélectionnez «où mon nom est dans la case À ou CC» et cliquez sur Suivant. Dans l'autre fenêtre, choisissez "répondre en utilisant un modèle spécifique". Et cliquez sur la phrase «un modèle spécifique» pour ensuite choisir le modèle que vous venez de créer. S'il n'apparaît pas dans la fenêtre, dans le menu déroulant «Rechercher dans», nous sélectionnons «Modèles d'utilisateurs dans le système de fichiers».
Cliquez sur Ouvrir puis sur Suivant pour accéder à la fenêtre des exceptions. Ici, vous pouvez personnaliser certaines exceptions en fonction de nombreuses variables. Lorsque vous avez terminé, cliquez sur Suivant. Enfin, attribuez un nom à la règle et choisissez de l'activer maintenant ou non. Si vous ne souhaitez toujours pas l'activer, vous pouvez le faire plus tard. Enfin, cliquez sur Terminer.
3) Nous partons en vacances . Il est maintenant temps d'activer la règle que vous venez de créer. Revenez au menu Outils et choisissez «Règles et alertes». La règle créée doit apparaître ici. Pour l'activer, il suffit de le sélectionner dans la case à gauche de la règle. Appuyez sur OK et prenez les valises. Désormais, lorsque vous vous connectez à la messagerie, vous enverrez automatiquement le message de vacances à tous ceux qui vous écrivent à ces dates.
En savoir plus sur l'utilisation de l'Assistant Absence du bureau sur cette page de Microsoft.