Normalement, nos e-mails regorgent d'e-mails promotionnels, provenant de réseaux sociaux et d'autres services auxquels nous nous inscrivons à un moment donné, nous ne nous souvenons même plus de la raison. Les services de messagerie ont généralement divers outils pour organiser ce type de courrier électronique et nettoyer notre boîte aux lettres entrante afin qu'elle ne soit pas surchargée et que les courriels importants puissent être perdus. Dans Outlook (l'ancien Hotmail ), l'un de ces outils est celui qui vous permet de définir des actions automatiques pour les e-mails entrants. Nous vous expliquons comment gérer cette option en quelques étapes.
Bien que le nouvel Outlook ait apporté une modification importante à l'interface de messagerie Hotmail , les options de configuration sont toujours placées pratiquement de la même manière, de sorte que si vous avez choisi de conserver l'ancienne interface, vous pouvez suivre les mêmes étapes pour créer des actions automatiques. Pour accéder à cette option, vous devez vous rendre dans la configuration Outlook (cliquez avec la souris sur l'écrou dans le coin supérieur droit puis sur «Plus d'options de configuration de messagerie» . Dans cette vue, vous devez aller dans le groupe de personnalisation de Outlook puis sur l'option "Règles pour trier les nouveaux messages".
Pour créer une règle, cliquez sur nouveau. Ces règles sont générées en deux étapes. Dans le premier d'entre eux, vous devez choisir les messages auxquels cette règle sera adressée. Sur la d' une part, vous pouvez gérer les emails entrants par une direction spécifique . Il convient de noter qu'à ce stade Outlook a un certain délai car vous devez taper manuellement l'adresse entière (les résultats ne sont pas suggérés dans les contacts) et vous ne pouvez pas appliquer une règle à plusieurs adresses en même temps. Nous avons toujours la possibilité de choisir des adresses contenant certains mots (dans la liste déroulante où il est dit "est" par défaut).
On peut aussi choisir de saisir le nom de l' expéditeur , de rechercher dans les destinataires ou le CC, par sujet , ou enfin d' assigner l'action à tous les messages contenant des pièces jointes , un bon moyen d'avoir tous les fichiers joints qui arrivent. à notre courrier. Après avoir choisi les messages auxquels nous allons appliquer la règle, la deuxième étape consiste à déterminer l'action à effectuer automatiquement.
Tout d'abord, l'une des options les plus utiles consiste à déplacer automatiquement les messages vers un dossier spécifique. Nous pouvons choisir entre des dossiers existants dans Outlook ou créer un nouveau dossier. Une autre option disponible est de supprimer automatiquement ces messages sans même les envoyer dans le dossier supprimé, une possibilité utile mais dans laquelle il faut être sûr que nous n'avons pas besoin de ces messages puisqu'ils ne peuvent pas être récupérés. Les options suivantes permettent de définir ou de supprimer des catégories dans les messages. L'avant-dernière option à marquer doit être mise en évidence. Cette fonctionnalité permet de définir les messages en haut de la boîte de réception afin qu'ils soient toujours visibles(jusqu'au moment où nous supprimons la marque). Enfin, la dernière possibilité est de transmettre les messages directement à un destinataire.
De nouvelles règles peuvent être ajoutées ou supprimées à tout moment dans ce menu. C'est une option intéressante, mais qui ne correspond pas aux balises actives Gmail .