Lorsque vous travaillez en équipe - que ce soit dans le même bureau ou à domicile, chacun à partir d'un ordinateur différent - vous devez suivre de nombreuses choses . L'un des plus importants, sans aucun doute, ce sont les vacances. L'horaire de repos de toute l'équipe doit être pris en compte, afin de bien organiser le travail et de savoir à tout moment quels renforts nous disposerons. Une option intéressante est de contrôler les vacances de chacun à partir du même document, à la fois au format numérique , en synchronisant les informations de chacun à partir d'un calendrier commun ou même en revenant aux anciennes formules, en imprimant un calendrier à accrocher au bureau, pour toujours garder à l'esprit les périodes de vacances au format physique. Aujourd'hui, nous voulons vous aider avec cinq options différentes pour créer des calendriers de vacances des employés . Voulez-vous commencer à mieux vous organiser? Eh bien, allons-y!
1. Utilisez des feuilles de calcul Google
C'est facile et c'est rapide. Vous pouvez créer un modèle. L'image que vous voyez en haut vous aidera à vous faire une idée de ce que cela peut être , mais il est clair que pour que cela fonctionne pour vous, vous devez l'adapter à vos besoins et à votre modus operandi. Dans la première colonne, vous devez ajouter le nom de tous les employés et / ou collègues , puis ajouter toutes les dates qui vous intéressent. Si vous prévoyez de préparer le calendrier des vacances de Noël , vous devrez ajouter les mois de décembre et janvier. Il en va de même pour Pâques et l'été, période pendant laquelle presque tout le monde prend généralement plus de jours pour se reposer. Créez toutes les sections que vous jugez appropriéeset ajoutez les informations que vous jugez nécessaires pour vous organiser (par exemple, si Silvia est manquante et que vous avez besoin d'aide, vous pouvez appeler Carlos et fournir toutes les coordonnées pour que personne n'ait de problèmes pendant les jours d'absence).
Pour tout cela, la seule chose que vous devrez faire ensuite est de marquer les jours où vous prenez chacun dans une couleur différente. Les avantages de ce calendrier sont multiples: premièrement, vous pouvez tous voir quand chacun de vos coéquipiers sera absent; deuxièmement, vous pouvez le modifier vous-même et apporter les corrections que vous jugez pertinentes . Pour cela, la personne en charge de la préparation du calendrier devra partager le document avec tout le monde et vous pourrez y accéder.
2. Téléchargez un modèle Excel
Si vous préférez utiliser Excel, voici une autre ressource intéressante. Depuis cette page, ils nous proposent un modèle Excel pour organiser un calendrier de vacances. La vérité est qu'il est très similaire au modèle que nous avons recommandé précédemment, bien que dans ce cas, vous ne pouvez le modifier que via le programme Microsoft . L'avantage de ce calendrier est qu'il est parfaitement mis à jour jusqu'en 2017 et qu'il est déjà entièrement configuré. Si vous n'êtes pas très agile lorsqu'il s'agit de créer des modèles de données, dans ce cas vous aurez tout fait et il vous suffira de saisir les noms et jours fériés de chacun des membres de votre personnel. Il faut savoir, bien sûr, qu'en principe, vous ne pourrez pas modifier le document dans le cloud et que vous ne pourrez pas le partager et faire en sorte que tout le monde voie les changements en temps réel. Cependant, si cette ressource fonctionne bien pour vous, elle est prête à être téléchargée ici .
3. Créez un calendrier pour Google Agenda
Il est clair que la chose la plus pratique pour tout le monde, surtout si vous êtes utilisateurs de produits Google , est de créer un calendrier de vacances à synchroniser avec Google Agenda . Que retirerez-vous de cela? Eh bien, très facile. Tout d'abord, vous aurez le calendrier toujours disponible pour tout le monde depuis votre mobile ou depuis n'importe quel appareil que vous avez synchronisé. Deuxièmement, que tout le monde aura accès au calendrier . Nous vous disons comment. La première chose à faire - en tant qu'organisateur de calendrier - est d'accéder à Google Agenda . Ensuite, cliquez sur le bouton Calendriers et choisissez l'option pour en créer à nouveau. Donnez-lui le nom que vous voulez: il peut s'agir, par exemple, du calendrier des fêtes 2017.
Une fois que vous l'avez créé, tout ce que vous avez à faire est de le partager avec les autres. Entrez les adresses de contact de vos collègues et vous avez terminé. A partir de ce moment, tous les membres de l'équipe indiqueront le jour de leurs vacances et le jour de leur retour , pouvant marquer tous les jours où ils seront absents. En même temps, ils peuvent faire n'importe quelle indication, comme laisser un téléphone en cas d'urgence ou donner un autre nom à un collègue qui peut résoudre tout incident pendant leurs jours d'absence.
4. Êtes-vous plus à l'aise avec Outlook?
Si vous utilisez Outlook comme outil pour vous organiser, vous vous sentirez peut-être plus à l'aise pour créer un calendrier de vacances via ce programme Microsoft . Dans ce cas, tout ce que vous avez à faire est d'ouvrir Outlook et de vous mettre au travail, car… saviez-vous que vous pouvez également créer des calendriers et les partager? Cliquez sur Groupe de calendriers> Créer un nouveau groupe de calendriers . Donnez-lui un nom qui vous aide à l'identifier: Holiday Calendar 2017 Companypuis sélectionnez tous les contacts avec lesquels vous souhaitez le partager. Si vous avez ajouté les adresses e-mail de vos collègues, vous l'aurez très facilement. Le calendrier sera partagé et chacun pourra ajouter les dates auxquelles vous allez prendre des vacances. Facile non?
5. Un calendrier des jours fériés imprimable
Si vous êtes de la vieille école et que vous préférez avoir un calendrier accroché sur votre panneau d'information ou sur la table de travail pour vous tenir au courant des vacances de chacun, il serait peut-être intéressant qu'en plus de créer les calendriers numériques que nous avons précédemment proposés, ont fait un calendrier à imprimer. Nous allons proposer quelques modèles que vous pouvez facilement utiliser et modifier à partir de Microsoft Word et Microsoft Excel . Par exemple, vous avez le calendrier des affectations hebdomadaires , une option très colorée et pratique avec laquelle vous pouvez ajouter les vacances de chacun de vos collègues semaine par semaine. Vous devrez imprimer plusieurs feuilles,mais cela peut être utile si votre entreprise prend des vacances pour des périodes très spécifiques: c'est-à-dire pendant les mois d'été, à Noël ou à Pâques. Dans ce cas, vous pouvez le modifier via Microsoft Word , afin de ne pas trouver trop de complications.
Mais il y a plus. Ici, vous avez un calendrier perpétuel que vous pouvez utiliser quelle que soit l'année et que vous pouvez également modifier dans Excel , ce qui est toujours beaucoup plus pratique lorsqu'il s'agit d'organiser des sujets et des dates. Nous avons également trouvé un système pour organiser des événements à éditer dans Excel qui peut vous aider à ajouter des dates et des noms, ainsi que toute autre information ou détail que vous devriez connaître. Lorsque vous avez terminé l'édition, tout ce que vous avez à faire est d'imprimer et de suspendre. Vous pouvez faire des copies pour que tous les camarades de classe en aient également à l'esprit. Vous verrez, dans tous les cas, qu'il s'agit d'un modèle qui peut être utile pour organiser une multitude de tâches différentes, en dehors des calendriers de vacances.
Et vous, comment organisez-vous vos vacances au bureau? Dites-nous vos astuces dans les commentaires ci-dessous!