Comment mieux organiser votre boîte de réception Gmail

Comment mieux organiser votre boîte de réception Gmail

Si vous utilisez Gmail à la fois pour le travail et pour des raisons personnelles, il y a de fortes chances que votre boîte de réception soit en désordre. Lorsque nous utilisions Outlook, nous étions habitués à créer des dossiers et plus de dossiers pour garder nos messages bien classés.

En fait, cela nous a donné le sentiment qu'avec Gmail, c'est plus difficile à organiser. Mais en réalité ce n'est pas le cas. Google Email a à notre disposition un bon nombre d'outils qui peuvent nous aider (et beaucoup) à garder notre courrier en ordre .

Aujourd'hui, nous voulons vous donner quelques conseils. Pour que votre boîte de réception Gmail cesse d'être votre pire cauchemar . Allons-y!

boîte de réception Gmail

Personnalisez votre boîte de réception

Depuis quelques temps déjà, Gmail nous offre la possibilité de classer les messages via des onglets. C'est une option très importante, car elle laisse (enfin) de côté les messages correspondant aux abonnements, offres et autres enchevêtrements publicitaires . Et c'est exactement la même chose avec les notifications pour les réseaux sociaux et autres services auxquels vous êtes abonné.

onglets

La première chose à faire est d'activer ces onglets. Si vous les avez déjà, vous avez la possibilité d'en ajouter d'autres. Et pour ce faire, il vous suffit d'appuyer sur le bouton Plus, situé à l'extrême droite du plateau. Vous verrez que vous pouvez choisir les éléments suivants: Principal, Social, Promotions, Notifications et Forums .

Mais vous pouvez encore personnaliser davantage votre boîte de réception. Et vous aider en mettant en évidence les messages les plus importants. Dans l'option Boîte de réception, cliquez sur la petite flèche pour choisir le type de boîte de réception souhaité .

Choisissez de voir en premier les plus importants ou les non lus pour vous organiser en fonction de vos besoins . De cette façon, aucun autre message électronique ne sera perdu dans les limbes.

étiquettes et étoiles Gmail

Utilisez des étiquettes et des étoiles de couleur

Avez-vous déjà utilisé des étoiles et des étiquettes colorées? Vous trouverez les étiquettes par défaut et vous pouvez les créer à partir de chaque e-mail. Vous pouvez également le faire depuis le côté gauche de la boîte de réception. Appuyez sur Plus et choisissez Créer une nouvelle étiquette. Vous devrez lui donner un nom et cliquer sur Créer. Ensuite, vous pouvez également choisir une couleur.

Les étiquettes apparaîtront sur le côté gauche de la page. Ainsi, vous pouvez toujours voir tous les e-mails classés sous cette balise .

Une autre option est les étoiles colorées. Dans la boîte de réception, vous pouvez cliquer à gauche du message pour vous démarquer . Si le message est ouvert, vous n'aurez qu'à cliquer sur Plus et surligner. Mais que faire si je veux d'autres étoiles et signes colorés? Appuyez autant de fois que vous le souhaitez pour afficher celle dont vous avez besoin.

Si vous n'avez pas encore activé les étoiles colorées, vous devrez accéder à la section Paramètres. Cliquez simplement sur la roue dentée (en haut à droite de la page) et accédez à la section Étoiles . Faites glisser les étoiles que vous souhaitez utiliser dans la section "En cours d'utilisation". Enregistrez les modifications au bas de la page.

filtres gmail

Trier les messages automatiquement

Si vous avez déjà créé tous les dossiers et libellés nécessaires, il est important de créer une règle afin que lors de la saisie de votre boîte de réception, ces messages soient classés automatiquement. Accédez aux paramètres de messagerie et cliquez sur l'onglet Filtres et adresses bloquées. 

Cliquez sur Créer un nouveau filtre. Vous devrez entrer les paramètres que vous considérez. Par exemple, les messages d'un expéditeur spécifique (ou plusieurs), des sujets spécifiques, des mots-clés ... Puis choisissez Créer un filtre . Vous pouvez choisir différentes options. Lorsque vous avez terminé, cliquez sur le bouton bleu Créer un filtre.

aperçu de gmail

Activer l'aperçu

La fonction de prévisualisation est une fonctionnalité disponible depuis longtemps, mais la vérité est qu'elle est toujours dans le laboratoire Gmail. Ce qu'il vous offre, c'est la possibilité de lire un message sans avoir à l'ouvrir . De cette façon, si vous avez des centaines et des centaines de messages à ouvrir, cette fonctionnalité vous permettra de mieux vous organiser.

Pour activer l'aperçu, accédez à Paramètres et à l'onglet Labos. Recherchez la fonctionnalité Aperçu et choisissez Activer. Lorsque vous avez terminé, n'oubliez pas d'enregistrer vos modifications.

spam gmail

Supprimer les fichiers inutiles

Si vous faites partie de ceux qui reçoivent beaucoup de courriels par jour, vous feriez mieux de commencer à supprimer le contenu inutile. Ne perdez pas de vue que Google ne propose que 15 Go et que vous risquez de les remplir prochainement. Dans ce cas, il est préférable de vider la poubelle. Vous pouvez également vider le spam, car il est probable que des centaines de messages s'y accumulent.

Mais si ce qui vous inquiète, ce sont les messages les plus lourds, nous vous recommandons de rechercher dans la barre, en indiquant "plus grand" , suivi de deux points et de la taille que vous souhaitez rechercher. Par exemple, vous pouvez indiquer des messages jusqu'à 50 mégaoctets "50 m". La seule chose à faire ensuite est de supprimer les messages dont vous n'avez pas besoin.

notifications de bureau

Recevez des notifications sur votre bureau

Si vous travaillez habituellement sur votre ordinateur et que vous ne voulez pas regarder la barre d'état Gmail tout le temps , vous devez activer les notifications de bureau. De cette façon, vous verrez immédiatement les e-mails que vous avez reçus et vous pourrez les ouvrir si vous les jugez importants.

Pour activer cette option, accédez à la section Paramètres et accédez à la section Notifications du bureau . Choisissez Activer les nouvelles notifications par e-mail, Activer les notifications par e-mail importantes ou Désactiver les notifications par e-mail.  Enregistrez les modifications.

recherches plus intelligentes

Faites des recherches plus intelligentes

Il est essentiel de trouver rapidement les fichiers dont vous avez besoin pour progresser au quotidien. Vous ne pouvez pas perdre de temps à parcourir les pages de votre e-mail . Vous avez différentes options pour affiner vos recherches:

  • from: et un prénom et un nom (si vous le souhaitez), pour retrouver tous les messages que quelqu'un vous a envoyés
  • subject: pour trouver un certain sujet
  • a: pièce jointe pour rechercher des messages avec pièces jointes. Si vous le souhaitez, vous pouvez combiner cette option avec de: et le nom de la personne, pour trouver les pièces jointes de quelqu'un
  • - (un tiret) pour exclure des termes spécifiques, si vous souhaitez omettre des messages spécifiques que vous avez échangés avec quelqu'un ou sur un certain sujet
  • OU: lorsque vous ne savez pas comment rechercher, par exemple, depuis: ana OU depuis: jesús
  • "" (Citations): si vous souhaitez rechercher des mots très spécifiques
  • () (parenthèses) : si vous voulez joindre deux concepts inséparables
  • dans: et le nom du dossier que vous voulez trouver

Avec ces conseils, vous aurez assez bien organisé votre boîte de réception. Il ne vous reste plus qu'à les mettre en pratique et à vous habituer à leur fonctionnement. Si vous suivez ces conseils, votre boîte de réception Gmail fera l'envie de votre quartier.