Contrôle du temps, modèles et programmes pour l'enregistrement des heures de travail

Contrôle des heures de travail, tout ce que vous devez savoir sur la nouvelle loi qui exige l'enregistrement

Il y a quelques mois, le gouvernement a approuvé une nouvelle loi qui oblige les entreprises à tenir un registre des heures de travail des travailleurs. Si vous avez été attentif à ces derniers développements, vous saurez que les organisations ont jusqu'au 12 mai (une période de deux mois, au total) pour appliquer un système de contrôle des heures de travail dans leurs entreprises.

Le nouveau système de contrôle du temps n'est pas venu du jour au lendemain. Rien n'est plus éloigné de la réalité. En mars 2017, une décision de la Cour suprême a exempté les entreprises du suivi des heures normales, en ne gardant que les heures supplémentaires.

Mais fin janvier de cette même année, la Cour de justice de l'Union européenne (CJUE) a corrigé la Cour suprême, pour obliger les entreprises à mettre en place un système qui sert au calcul des heures travaillées . Par conséquent, le gouvernement de Pedro Sánchez a approuvé un décret-loi qui, dès cette semaine, oblige les entreprises à tenir un registre des jours et des travailleurs à signer.

contrôle du temps

Les avantages d'une nouvelle signature avec la loi de contrôle du temps

Certaines entreprises ont accepté la législation à contrecœur. Sans surprise, la nouvelle loi impose la mise en place d'un système, manuel ou automatique, avec lequel les heures sont enregistrées. Les organisations, en outre, seront obligées de garder une trace des jours de leurs travailleurs et devront conserver ces registres pendant au moins quatre ans , afin qu'ils soient disponibles à la fois pour l'entreprise et les travailleurs ou pour toute inspection de travail qui peut être donné.

Il faut cependant garder à l'esprit que cette loi a un sens et des aspirations et qu'elle présente donc des avantages pour toutes les parties . Les entreprises, par exemple, auront la possibilité d'avoir à portée de main les heures de travail de tous les travailleurs: elles sauront combien d'heures elles travaillent, si elles dépassent le temps fixé par leur contrat, si elles arrivent tôt, si elles arrivent en retard ou si elles partent tôt. Ces informations sont de l'or lorsqu'il s'agit d'élaborer des politiques liées à la marque employeur, à la productivité et à la rétention des talents.

Et quels avantages la nouvelle loi sur le contrôle du temps présente-t-elle du côté des travailleurs? Bien que cela puisse paraître incroyable, plus de la moitié des travailleurs espagnols déclarent travailler plus de 40 heures par semaine . Les employés embauchés à temps partiel disent également qu'ils n'ont pas une journée qui correspond à ce que leur contrat dit réellement. Et nous ne le disons pas. Ce sont les données de l'Enquête sur la population active (EPA) du quatrième trimestre 2018, dans laquelle pour couronner le tout, 48% des personnes qui font des heures supplémentaires, affirment ne pas être payées.

Modèles gratuits pour suivre le temps dans les entreprises

Modèles gratuits pour suivre le temps dans les entreprises

Bien qu'il existe des outils spécialement conçus à cet effet, il est possible que si votre entreprise est petite, vous en ayez plus qu'assez pour suivre les heures de travail de vos employés à travers un document . Vous pouvez le faire via un simple Excel, de sorte que, bien que vous deviez le faire manuellement, vous puissiez parfaitement contrôler les heures, à la fois ordinaires et supplémentaires.

Dans ce cas, bien sûr, vous devriez particulièrement prendre en compte quelques problèmes :

  • Que vous devrez conserver la trace manuellement (avec tout le travail que tout cela implique)
  • Que vous devriez conserver ces informations pendant au moins quatre ans (en cas d'inspection)

Nous avons trouvé des modèles que vous pourriez trouver utiles et que vous pouvez facilement exécuter via Microsoft Excel ou Google Docs. Le premier modèle que nous proposons est la RH factorielle. Sur cette page, vous trouverez des instructions pour créer votre propre Excel pour le contrôle du temps , qui a sa substance. Bien que si les feuilles de calcul ne sont pas votre point fort, la meilleure chose à faire est de télécharger directement un modèle prêt à l'emploi, bien que dans ce cas, il soit au format PDF.

Mais où nous avons trouvé les meilleurs modèles dans Excel pour effectuer le contrôle du temps, c'est sur la page Excel gratuit. Ici, vous avez différentes options, toutes très utiles et opérationnelles: la première est une feuille de calcul de deux pages à partir de laquelle vous pouvez suivre un grand nombre d'employés (si vous en avez besoin). Le document n'est pas protégé par mot de passe. Le second est un modèle de trois feuilles, dans lequel nous pouvons entrer la date, l'heure d'entrée et de sortie et la référence à rechercher. Ce document est protégé par mot de passe.

Au cas où vous en auriez besoin, nous avons également trouvé intéressant de recommander cet autre modèle, qui est le même que les autres, mais comprend des pauses , au cas où dans le cas des entreprises il serait nécessaire de les ajouter. Et enfin, nous souhaitons également proposer le téléchargement d'un nouveau modèle pour garder une trace du temps qui inclut d'autres colonnes et cellules, utiles pour saisir des données supplémentaires.

Si ces modèles que nous avons fournis ne vous convainquent pas, jetons un œil à GestuEmpresa , qui peut également être très utile. Le premier concerne les contrats à temps partiel, avec des résumés mensuels des dossiers. Il contient deux feuilles, l'une avec l'horaire de travail continu et l'autre pour les jours fractionnés. Regardons le deuxième modèle, qui dans ce cas est utile pour les contrats à temps plein. Dans le document Excel lui-même, deux feuilles sont différenciées selon le type d'horaire, le continu et le match.

contrôle du temps woffu

Logiciel de paiement pour le contrôle du temps

Si vous avez une grande entreprise ou que vous préférez oublier d'effectuer le contrôle manuel de vos employés, vous avez une autre option: louer un logiciel qui vous propose ce service de manière automatisée . La plupart des services proposent directement le service de signature et installent des services d'identification biométrique, via des cartes ou d'autres technologies.

Woffu est un outil très intéressant, car en plus d'offrir une gestion des vacances (quelque chose de très utile aussi bien pour les équipes RH que pour les employés), il nous aide à garder une trace de la maîtrise du temps des employés , en parfaite conformité avec la législation qu'il a approuvée le gouvernement. En effet, toutes les informations seront conservées dans le cloud, consultables en temps réel et, évidemment, seront conservées (au moins) pendant les quatre ans requis par la loi.

Et bien qu'il s'agisse d'un outil très complet pour gérer la question du contrôle du temps , il existe d'autres services, également payants, que vous pouvez choisir pour vous débarrasser de la lourde tâche de suivi manuel des heures travaillées de vos employés. Vous disposez de solutions telles que Exact, Labor Control, Workmeter ou AmsySystem.