Le traitement de texte Word est l'un des plus utilisés, que ce soit pour les ordinateurs PC ou Mac. Il n'est pas toujours pratique de laisser un document ouvert pour que n'importe qui puisse le lire et modifier le texte. Pour éviter cela, l'utilisateur peut le protéger avec un mot de passe . Il s'agit d'une procédure très simple et rapide à réaliser, qui peut être effectuée au moment de la création du document ou ultérieurement. Une autre possibilité consiste à utiliser un mot de passe pour empêcher d'autres utilisateurs de modifier le format du document ; de cette façon, il peut passer par plusieurs mains sans que son apparence ne soit modifiée.
Avant de commencer, quelques avertissements généraux. Il est essentiel de se souvenir du mot de passe , car s'il est oublié, il ne sera pas possible de le récupérer. Le système utilise des mots de passe de huit caractères ou plus; en fait, il est recommandé de travailler avec des phrases de quatorze caractères ou plus. Il est également judicieux de combiner des chiffres, des symboles et des lettres majuscules et minuscules dans le même mot de passe. Voici comment protéger par mot de passe un document dans Microsoft Word 2007 .
Pour définir un mot de passe pour un document avec Word 2007 , la première chose à faire est de l'ouvrir. Deuxièmement, vous devez cliquer sur le bouton circulaire Microsoft Office , situé dans le coin supérieur gauche, et cliquer sur Enregistrer sous . Dans la fenêtre contextuelle, choisissez Outils , puis Options générales . Il existe deux options: ouvrir le mot de passe (pour ouvrir le document) et écrire le mot de passe(pour enregistrer les modifications apportées au document). Le mot de passe ouvert est le plus sûr, car il utilise un cryptage avancé. D'autre part, le mot de passe d'écriture est conçu pour que vous puissiez collaborer avec les réviseurs de contenu dans la préparation du document; seuls ceux qui ont la permission pourront enregistrer les modifications. L'utilisateur peut attribuer les deux mots de passe au même document; l'idéal est qu'ils sont différents. Vous pouvez cocher la case Lecture seule recommandée pour empêcher les réviseurs de contenu de modifier accidentellement le fichier. Ensuite, vous devez cliquer sur OK . Ensuite, vous devrez retaper les mots de passe pour les confirmer et cliquer sur OK . Cliquez ensuite sur Enregistrer. Pour conclure, le système demande si l'utilisateur souhaite remplacer le document existant, et il est nécessaire de cliquer sur Oui .
D'autre part, il est possible de restreindre les changements de format . Pour ce faire, vous devez choisir l'onglet Révision et dans le groupe Protéger le document (à droite du haut), l'option Restreindre le formatage et l'édition est sélectionnée . Dans la section Restrictions de mise en forme du volet Office, choisissez Protéger le document et cochez la case Limiter la mise en forme à une sélection de styles. Cliquez ensuite sur Paramètres pour spécifier les styles que les autres utilisateurs peuvent modifier ou appliquer. Dans les styles , il est nécessaire de s'assurer que la case à cocherLimitez la mise en forme à une sélection de style . Ensuite, vous devez activer les cases à cocher à côté de chacun des styles que vous souhaitez autoriser dans le document. Dans Format , vous devez également activer les cases à cocher existantes en regard des types de format souhaités. Cliquez ensuite sur OK .
Il peut arriver qu'un message s'affiche pour vous informer que le document peut contenir des types ou styles de mise en forme non pris en charge. Dans ce cas, il y a deux possibilités. La première consiste à cliquer sur Oui pour supprimer les styles et formats non pris en charge. L'autre est de cliquer sur Non pour les conserver; Cela signifie que les autres utilisateurs ne pourront pas les utiliser lorsqu'ils éditeront le document.
L'étape suivante consiste à entrer dans la section Commencer à appliquer , et à cliquer sur l'option Oui, appliquer la protection . Pour attribuer le mot de passe qui empêche la suppression de la protection, vous devez le saisir dans la zone Entrer le nouveau mot de passe , puis le confirmer.