C'est probablement le client de messagerie le plus avancé aux côtés de Gmail. Contrairement à ce dernier, Outlook.com (l'ancien Hotmail) dispose d'une application pour macOS et Windows, ce qui lui confère une productivité supplémentaire en ne dépendant pas des navigateurs. La version Web d'Outlook dispose également d'un certain nombre d'outils avancés, et cette fois, nous avons compilé certains des plus intéressants.
Afficher l'adresse IP d'un e-mail dans Outlook et Hotmail
Particulièrement utile si nous voulons connaître la véritable origine d'un e-mail. Dans Outlook, ce processus est vraiment simple.
Dans l'e-mail que nous voulons analyser, nous cliquons sur les trois points dans la barre d'options puis sur Voir l'origine du message.
Après avoir cliqué sur ce dernier, Outlook affichera une fenêtre comme celle que nous pouvons voir juste au-dessus de ce paragraphe. Dans ce menu conceptuel, nous devrons rechercher le champ de texte suivant via la combinaison de touches Commande + F si nous sommes sous macOS et Linux et Control + F si nous sommes sous Windows:
- IP de l'expéditeur
Avec ce champ, nous pouvons voir l'adresse IP de l'e-mail d'origine. Il suffira d'accéder à un site Web de localisation pour localiser l'IP dans une carte.
Créer des réponses automatiques dans Outlook.com
Créer des catégories pour classer les e-mails dans Outlook
Aujourd'hui, Outlook propose deux options pour classer les e-mails dans la barre d'état du client: les dossiers et les catégories. L'avantage de ce dernier est que l' on peut identifier les différents emails avec des couleurs .
Le moyen le plus simple de catégoriser un e-mail est de faire un clic droit dessus et de cliquer sur Catégoriser . Par défaut, Outlook activera une série de catégories basées sur la couleur (catégorie bleue, catégorie violette…). Si nous voulons créer des catégories personnalisées avec des noms et des couleurs uniques, nous devrons cliquer sur l'option Gérer les catégories ou sur Nouvelle catégorie .
Convertir un e-mail en PDF avec Outlook.com
Saviez-vous que vous pouvez exporter un e-mail au format PDF à partir des propres options de Hotmail? Cela suffira avec 
.
En fonction du système d'exploitation, les options nous permettront de choisir le format d'exportation. La clé est de sélectionner PDF au lieu de Imprimer la feuille pour enregistrer l'e-mail au format PDF, comme nous pouvons le voir dans l'image ci-dessus. Nous pouvons également imprimer le courrier dans l'une des imprimantes que nous avons précédemment connectées.
Créer des règles pour automatiser les actions dans Outlook
En tant que bon client de messagerie, Hotmail et Outlook ont tout un recueil d'outils qui nous permettent d'automatiser les actions. Dans les deux applications, nous pouvons trouver ces outils avec le nom de Rules. Cliquez simplement sur l'engrenage dans la barre supérieure de l'application, puis sélectionnez Afficher tous les paramètres Outlook .
Dans la configuration avancée d'Outlook, nous cliquons sur Mail et enfin sur Règles . Il ne nous reste plus qu'à renseigner les données pour créer une nouvelle règle. Dans Condition, nous indiquerons la règle qui doit être remplie pour indiquer ultérieurement une action dans la section correspondante. Par exemple «Lorsque le corps du message comprend le mot offre , l'e-mail sera envoyé dans la corbeille» ou «Si le destinataire est [email protected], l'e-mail sera envoyé dans le dossier Important».
Synchroniser les e-mails Gmail avec Outlook
Si nous souhaitons unifier la boîte de réception de Gmail avec celle d'Outlook, l'application Microsoft active cette action via les options avancées. Avant de continuer, cependant, nous devrons aller sur Gmail.com et configurer les options respectives. Dans cet article, nous expliquons toutes les étapes en détail.
Une fois que nous aurons configuré Gmail correctement, nous n'aurons plus qu'à aller dans l'option Synchroniser les e-mails dans la section Courrier dans les paramètres Outlook et ajouter notre adresse Gmail pour synchroniser les e-mails avec ceux d'Outlook. Pour trouver les e-mails, Google Outlook créera un dossier portant le même nom que notre adresse e-mail.
Créer une signature pour les messages dans Hotmail et Outlook
La signature est un autre des éléments que nous pouvons configurer dans Hotmail pour personnaliser davantage nos e-mails. "Cordialement, María Belén", "Vous pouvez contacter le service client en appelant le 612 34 56 78", "Heures de bureau du lundi au vendredi de 08h00 à 20h00" ...
Pour configurer ce paramètre, nous devrons revenir à la configuration avancée d'Outlook. Dans la section Mail, et plus précisément dans l'option Ecrire et répondre , nous créerons une signature personnalisée suivant le modèle indiqué ci-dessus.
Sous le champ de texte, nous pouvons indiquer si nous voulons inclure la signature dans tous les e-mails (réponses à un e-mail, fils de discussion ...) ou uniquement dans ceux que nous écrivons depuis Outlook.com. Nous pouvons également ajouter des images et du formatage aux paroles si nous le souhaitons.
Supprimez tous les abonnements de spam et Outlook d'un seul coup
Ce n'est pas un cas isolé. Que ce soit par négligence ou par pure négligence, la boîte de réception de notre client de messagerie a tendance à se remplir de publicités et de promotions d'innombrables listes d'abonnements, services et entreprises tiers. Pour supprimer tous ces abonnements d'un seul coup, nous pouvons nous référer aux paramètres avancés d'Outlook .
Dans la section Mail de l'option Abonnements, nous pouvons voir une liste complète avec tous les abonnements aux listes et services. Nous n'aurons plus qu'à cliquer sur Annuler l'abonnement pour ne plus recevoir de spam.
Filtrer les e-mails par taille à supprimer plus tard dans Outlook
Si nous voulons libérer de l'espace dans la boîte de réception de notre client Outlook, un bon moyen de procéder consiste à recourir à des commandes Microsoft natives . Entrez simplement l'une des chaînes de texte que nous verrons ci-dessous pour filtrer les e-mails en fonction de la taille qu'ils occupent.
On peut procéder de deux manières: soit en indiquant une quantité de Mo, soit en utilisant la taille par défaut d'Outlook.
Par taille prédéfinie
- Taille du message: très petite - E-mails inférieurs à 10 Ko.
- Taille du message: petite - E -mails d'une taille comprise entre 10 et 25 Ko.
- Taille du message: Moyenne - E -mails d'une taille comprise entre 25 et 100 Ko.
- Taille du message: grande - E -mails d'une taille comprise entre 100 et 500 Ko.
- Taille du message: très grande - E-mails d'une taille comprise entre 500 Ko et 1 Mo.
- Taille du message - Énorme - E -mails de plus de 5 Mo.
Par taille exacte
- taille du message:
- taille du message:> N : e-mails dont la taille est supérieure à la quantité spécifiée dans N. Par exemple, taille du message:> 123 Mo
Déformater un texte dans Outlook
Un problème très courant avec Outlook et d'autres clients de messagerie est lié à l'héritage du formatage lors de la rédaction d'un brouillon. Si nous avons écrit le message dans un éditeur alternatif (Word, Pages, Google Docs ...), la chose normale est qu'il "colle" au format d'origine.
Pour écrire un texte brut, il suffit de cliquer sur les trois points Options dans la barre de texte du mail et de sélectionner Supprimer la mise en forme avec le texte sélectionné . Le format disparaîtra automatiquement.
Meilleurs raccourcis clavier pour Outlook et Hotmail
Que ce soit dans la version Web ou dans la version de bureau d'Outlook, le client de messagerie de Microsoft prend en charge un bon nombre de combinaisons et de raccourcis clavier permettant d' automatiser certaines actions . Examinons quelques-uns des plus intéressants.
Raccourcis de messagerie Outlook
- Créer un e - mail : Ctrl + N (Commande + N)
- Envoyer un e - mail : Ctrl + Entrée (Commande + Entrée)
- Répondre à un e - mail : Ctrl + R (Commande + R)
- Répondre à tous les expéditeurs dans un e - mail : Maj + R
- Transférer un e - mail : Maj + F
- Enregistrer le brouillon d'un e - mail : Ctrl + S
- Supprimer le brouillon d'e - mail : échapper
- Sélectionnez tous les messages dans un e - mail : Ctrl + A (Commande + A)
- Supprimer tous les messages d'un e - mail : échapper
- Insérer un lien ou un hyperlien : Ctrl + K (Commande + K)
Raccourcis de la boîte de réception Outlook
- Ouvrez un e - mail : O ou Entrée
- Fermer un e - mail : Échapper
- Ouvrez l'e - mail suivant : Control +. (Commande +.)
- Ouvrez l'e - mail précédent : Ctrl +, (Commande +,)
- Annuler la dernière action : Ctrl + Z (Commande + Z)
- Corbeille un e - mail : supprimer ou supprimer
- Supprimer définitivement un e - mail : Maj + Supprimer
- Créer un dossier : Shift + E
- Marquer un e-mail comme lu : Ctrl + Q (Commande + Q)
- Marquer un e-mail comme spam : J
- Marquer un e-mail comme non lu : Ctrl + U (Commande + U)
- Archiver un e - mail : E
Raccourcis de navigation Outlook
- Rechercher des mots dans un e - mail : Alt + Q
- Afficher l'aide : Shift + /
- Aller à Mail : Ctrl + Maj + 1 (Commande + Maj + 1)
- Aller au calendrier : Ctrl + Maj + 2 (Commande + Maj + 2)
- Aller aux contacts : Ctrl + Maj + 3 (Commande + Maj + 3 (
- Accédez aux tâches : Ctrl + Maj + 4 (Commande + Maj + 4)
- Aller à la boîte de réception : G puis I
- Aller aux brouillons : G puis D
- Allez à Envoyé : G puis S
